Каких усилий стоит построение отдела продаж? Можно ли начать вести это дело с полного нуля в ещё только молодой компании? И какие подводные камни есть в организации управления отделом? Сейчас мы во всём разберёмся. Продолжай чтение и получай ответы на волнующие тебя вопросы!
С чего всё начинается?
Сперва тебе, предпринимателю, нужно определиться с текущим положением и структурой твоей компании:
—Ты только стартовал?
— Добро пожаловать в долгий, но интересный процесс создания отдела продаж параллельно со всеми остальными сегментами твоей фирмы.
—У тебя уже есть небольшая база клиентов, сформирована финансовая система, и существует история некоторых сделок?
— Тогда процесс построения отдела продаж будет базироваться как раз на этих прошлых данных.
—Твоя компания уже долго действует на рынке?
— В этом случае придется проводить значительную работу по налаживанию всех структур бизнеса, ведь одни только небольшие доработки к уже имеющемуся отделу продаж не помогут достичь существенных результатов.
Главная ошибка
И какой прогресс
ждет такого руководителя?
''Да здесь всё и так само в процессе должно наладиться. Мне нужно только найти сотрудников и начать руководить ходом работы без особых затрат. Отдел продаж — это звонки, встречи, сделки. Этим и займутся мои менеджеры...''
Никакой, в расслабленном состоянии строить сильный отдел продаж невозможно — толку не будет, да и клиентов тоже. Поэтому сейчас я чётко и подробно расскажу план создания результативного отдела продаж, благодаря которому у твоего бизнеса действительно будет развитие. Начнём!
Схема организации отдела продаж
Итак, пришло время разложить по полочкам фундаментальные основы формирования отдела продаж, которые должны обязательно присутствовать в твоих заметках.
Часть 1: Планирование
Шаг 1
Какой первый шаг? Цель. Без осознанного понимания конечного результата, который ты хочешь получить, занимаясь построением отдела продаж, бессмысленно думать о каком-либо продвижении всего бизнеса.
Для начала подумай, какая стратегия планируется вводиться в продажи в долгосрочной перспективе на 5-10 лет? Создай конкретный расчет с конкретными дедлайнами на ближайший период.
Этот шаг называется составлением стратегических целей. Без него ты не будешь наблюдать перемен в текущем отделе продаж.
Шаг 2
Теперь нужно определиться с желаемыми финансовыми результатами в промежуточные сроки работы. На этом этапе ты составляешь так называемый план продаж, где чётко прописаны суммы, которые должны быть получены через определенный период оборота, сделок с клиентами, совершения покупок. К примеру, это месячный, годовой или квартальный доход.
Тебе нужно точно понимать, к каким цифрам ты хочешь окончательно прийти, чтобы твой план быстрее реализовался. Причём сделать это нужно максимально чётко и старательно, чтобы видеть конкретную вершину, к которой ты будешь поэтапно приближаться.
Шаг 3
Если ты работаешь с командой, то у каждого сотрудника должна быть своя определенная финансовая цель, складывающаяся в единое целое всего дохода фирмы. Таким образом, каждый работник будет понимать, каких показателей ему нужно достичь в подотрасли компании, на которой он специализируется.
Часть 2: Структура
Сейчас я рассмотрю 2 основные ступенчатые модели управления отделом продаж, из которых складывается организованное руководство сделками и всем циклом продаж.
Одноступенчатая
Эта распространённая схема управления состоит из одного руководителя и нескольких менеджеров, выполняющих различные, но связанные между собой функции ведения сделок с клиентами.
Ты можешь смело применять эту систему в своей фирме, если на данный момент основной целью твоего отдела продаж является реализация небольших продуктов, где нужно устанавливать личный контакт с каждым клиентом.
Двухступенчатая
Здесь отделом продаж заведует один руководитель, у которого в подчинении находятся уже два человека, один из которых отвечает за привлечение и поиск клиентов, а второй специализируется на работе с уже привлеченными потенциальными покупателями.
Такая схема подойдет бизнесу, где реализуется широкая воронка продаж с повторными покупателями.
Часть 3: Бюджет и расходы
Каждый владелец бизнеса знает, что без вложений и затрат развитие компании практически невозможно. Это касается и отдела продаж. Но какие же расходы прячут в себе организация и управление отделом продаж в фирме?
Сейчас разберёмся на примерах.
Сперва рассмотрим прямые затраты. Сюда входят все вложения, на которых основывается функционирование отдела продаж. В основном это зарплата сотрудников и отдельно руководителя, бюджет на рекламные объявления (листовки), интернет.
Немаловажную роль играют затраты на капитальное вложение. Примерно 250 тыс. уходит на комплексное программное обеспечение отдела вместе с мебелью и телефонией. Что касается косвенных расходов, то могу отметить коммунальные платежи и аренду офиса.
Чтобы тебе было более понятно, я приведу ниже примерную таблицу бюджета отдела продаж:
Кроме того могу добавить, что в если в отделе продаж осуществляются онлайн и оффлайн сделки, то для каждой из них планируются отдельные виды расходов.
Часть 4: Организация
Когда ты распланировал бюджет на содержание и развитие отдела продаж, пришло время для ключевого этапа в построении всей этой системы. Речь идёт о грамотной организации внутренних процессов в отделе, фиксировании действий и обязанностей каждого сотрудника. Что входит в понятие организация отдела продаж?
1. Контактирование со взаимосвязанными отделами.
В отделе продаж нельзя обойтись без маркетинговой, бухгалтерской или юридической частей, ведь все они так или и иначе взаимодействуют друг с другом, регулируя общий ход работы. Отсюда вытекает, что тебе нужно распределить все необходимые данные о существующих подструктурах отдела продаж, наладить их взаимосвязь между собой, а также следить за грамотным выполнением работы сотрудников в каждой сфере.
2. Спецификация документов
Когда персонал легко понимает, что и как ему делать, когда отдел продаж имеет чёткий регламент бизнес-процессов, когда трудовые и организационные документы в порядке, то и весь отдел продаж работает структурированно и продуктивно.
Поэтому я советую тебе обязательно наладить систему должностных обязанностей и все документы, связанные с внутренним распорядком и сделками.
Сюда входят документы купли-продажи и поставки, трудовые соглашения, прайс-листы, договоры. А главное, тебе нужно как раз рассказать сотрудникам об этих имеющихся в отделе установках и правилах, чтобы избежать недопонимания и возражений.
Часть 5: Поддержание мотивации персонала
Работоспособность и мотивированность сотрудников — это своеобразный корабль, управление которым требует особой внимательности и аккуратности. Каждый предприниматель знает последствия как неожиданного повышения зарплаты персонала, так и снижения привычной ставки.
Поэтому я собрал для тебя несколько основных принципов поддержания рабочего духа твоих коллег и подчинённых:
1
Всегда должна быть фиксированная сумма зарплаты одновременно с плавающей частью, где процент также бывает либо фиксированным, либо прогрессирующим.
2
Следи за своевременными бонусами и премиями.
3
Используй мотивационную доску отдельно для каждого сотрудника, где будут записаны его индивидуальные достижения в работе.
4
Не ленись обучать персонал, если оно того требует. Так ты предотвратишь непонимание со стороны сотрудников и создашь стимул для развития каждого из них.
Часть 6: Автоматизация процессов
Если ты хочешь роста отдела продаж, то обязательно обратись за помощью к технологиям. Что можно использовать для компьютеризации и контроля процессов в отделе?
Ответ лежит во внедрении CRM системы. Я рекомендую пользоваться уже известными платформами такими как: Мегаплан, Битрикс 24 или Amo crm. Помимо CRM никто не отменял вариант Excel таблиц, но в них будет неудобно наблюдать за всеми происходящими процессами и сделками в отделе продаж (а их у тебя будет предостаточно).
Поэтому чтобы не получить бардак к структуре отдела, всё же используй именно CRM систему, где регулярно появляются новые функции.
Второй момент автоматизации бизнес процессов — это взаимодействие с IP телефонией. Главное, сделать здесь всё четко, чтобы не натыкаться на проблемы с недоступностью менеджеров отдела, из за которых часто теряются клиенты.
И даже если все эти функции кажутся на первый взгляд дорогими и необязательными, всё равно не откладывай внедрение новых программных установок, ведь в долгосрочной перспективе может обнаружится снижение эффективности работы всего отдела.
Почему? А потому что если конкуренты используют автоматизацию процессов, а ты стараешься придерживаться старых способов управления, то становится очевидно отставание структуры твоего отдела продаж от целостного обновления.
Часть 7: Формирование персонала
Теперь мы собственно подошли к важной, но нелюбимой многими предпринимателями части формирования отдела продаж — набора сотрудников. Кого нужно нанимать на начальных этапах?
Руководитель отдела продаж
Это человек, от продуктивности которого зависит работа всего отдела вместе с подчинёнными ему менеджерами. Поэтому собственники часто сталкиваются с трудностью поиска действительно стоящего специалиста, а иногда и вовсе не нанимают руководителя.
Но могу сказать, что последний вариант может обернуться проблемой неорганизованности и полной безалаберности в кругу менеджеров, поэтому всё же потрать время и подбери хорошего руководителя для твоего отдела продаж, чтобы потом не воспитывать весь персонал самому.
Менеджеры по продажам
Исходя из опыта многих руководителей, именно молодые и начинающие менеджеры наиболее легко поддаются обучению и изменению стратегий в продажах. А продуктивно ли нанимать неопытных сотрудников?
С одной стороны есть риск, что такой персонал будет постоянно совершать ошибки, а с другой — вряд ли хороший продажник с репутацией и опытом пойдет работать в только начинающий и развивающийся отдел. К тому же он может быть умнее тебя в продажах и начать диктовать, что и как делать.
Решение конечно твоё, но в целом могу сказать, что если правильно взаимодействовать с молодыми сотрудниками, то они будут легко расти и развиваться параллельно с самим отделом.
Итак, руководитель и несколько менеджеров — вот основа персонала для пока что только строящихся продаж в фирме.
Часть 8: Обучение сотрудников
В предыдущем этапе мы смотрели, кого нанимать на должность менеджера по продажам, а теперь разберемся, как же обучать персонал. Регулярное оттачивание навыков продаж и взаимодействия с клиентами обязательно в каждом начинающем отделе продаж. И ты должен это понять и принять соответствующие меры по увеличению компетентности твоих сотрудников.
Как обучать менеджеров? Если это молодые и недавно работающие в твоём отделе менеджеры:
1
Обеспечь каждого менеджера необходимой литературой по продажам и сделкам. Научи его правильно анализировать продукт и рынок, чтобы он чётко понимал, что и кому нужно продавать.
2
Приглашай в отдел опытных специалистов, наставников, которые могут поделиться ценными знаниями с твоими сотрудниками и подточить их навыки. Такие мероприятия можно проводить не очень часто, но они обязательно должны присутствовать на практике.
Если это уже давно работающие специалисты:
1
Организуй бизнес-тренинг по продажам с участием известных спикеров. Также менеджеры могут самостоятельно проводить обучение друг друга, делясь собственными знаниями.
2
Внедряй различные бизнес-игры, деловые переговоры, чтобы менеджеры прокачали свои навыки взаимодействия с потенциальными клиентами.
Часть 9: Постоянные доработки и совершенствование
Мало организовать структуру отдела продаж, обучить сотрудников и начать обрабатывать заявки. По своему опыту могу сказать, что на пути целостного развития фирмы стоит множество неприятных сделок, возражений клиентов и бесконтрольные продажи. Но в основе всегда лежат фундамент и организованность, о которых я рассказал выше.
После прохождения начального этапа развития отдела,
тебе придётся внедрять в ежедневную рутину новые фишки и шаги.
Сейчас я поделюсь некоторыми из них, но помни, что сначала нужно сформировать базу, хорошенько обосноваться и выйти на новый уровень. После этого ты можешь применять следующие вещи для дальнейшего совершенствования отдела продаж:
1. Совместные планёрки с мероприятиями, направленными на повышение мотивации и результативности персонала. Можно устроить небольшие конкурсы на лучшего сотрудника, чтобы коллеги старались достигнуть больших результатов, тем самым улучшив общий ход работы отдела.
2. Предложи менеджерам составить свой личный план продаж, чтобы каждый из них чувствовал свою ценность для отдела. Подобные мероприятия всегда положительно влияют на работоспособность сотрудников, подобно методу '' кнута и пряника''.
3. Теперь станем немного серьезнее и рассмотрим вариант ''тайного покупателя'', чтобы ты смог проверить, что же реально происходит в отделе, когда тебя нет на месте.
В целом, каждый руководитель по мере развития отдела продаж самостоятельно понимает, какие новые фишки нужно внедрить для будущего совершенствования фирмы. Ведь продажи — это искусство, и мастерами в нём становятся только со временем, поэтому тебя ещё ждет долгий, но интересный путь становления в области руководства отделом.
В заключение
Вот ты и впитал в себя полезную информацию о запуске и пошаговом развитии отдела продаж. Теперь пора стартовать — помни об организованности внутри отдела и между сотрудниками, контролируй документацию и своевременные обновления в плане работы, постоянно внедряй новые способы обучения персонала и не пренебрегай использованием CRM системы.
Если ты будешь соблюдать рекомендации и правила, описанные в статье, то я могу гарантировать тебе стабильное развитие твоего отдела продаж и совершенствование менеджеров. А сейчас тебе пора в путь — экспериментировать, расти вверх и строить мощную систему отдела.